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POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE COLGATE-PALMOLIVE COMPANY Y COLGATE PALMOLIVE COMPAÑÍA

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 11/2022

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE COLGATE-PALMOLIVE COMPANY

Colgate-Palmolive Company respeta su privacidad y valora la relación que tenemos con usted. Por lo tanto, manejamos sus datos personales de forma responsable y queremos que se familiarice con cómo recopilamos, utilizamos y revelamos sus datos. Esta Política de privacidad describe nuestras prácticas en relación con sus datos (según se definen a continuación) que recopilamos de las siguientes formas:

● en Páginas web gestionadas por nosotros, desde las que está accediendo a esta Política de privacidad (nuestras “Páginas web”),;

● a través de aplicaciones de software que ponemos a su disposición para su uso en o a través de ordenadores y dispositivos móviles (nuestras “Aplicaciones”);

● en Páginas de redes sociales y aplicaciones que enlazan a esta Política de privacidad (en conjunto, nuestras “Páginas de redes sociales”);

● desde mensajes de correo electrónico con formato HTML que le enviamos y que enlazan a esta Política de privacidad; y

● en interacciones offline que tiene con nosotros.

Esta Política de privacidad también describe nuestras prácticas en relación con datos que recopilamos sobre profesionales, como profesionales odontólogos o veterinarios, y estudiantes y expertos en asistencia sanitaria (“Profesionales”), con el fin de proporcionarles servicios orientados profesionalmente (“Servicios profesionales”).

En esta Política de privacidad, nos referimos a nuestras Páginas web, nuestras Aplicaciones, nuestras Páginas de redes sociales, nuestros mensajes de correo electrónico, nuestras actividades offline y nuestros Servicios profesionales en conjunto como “Servicios”.

Para obtener información sobre nuestro cepillo de dientes conectado, consulte nuestra Política de privacidad del cepillo de dientes conectado.

__________________________________________________

Los “Datos personales” son datos que le identifican como persona física o están relacionados con una persona identificable.

Los Datos personales incluyen:

● Nombre

● Dirección postal (incluidas direcciones de facturación y de envío)

● Número de teléfono

● Dirección de correo electrónico

● Número de tarjeta de crédito y de débito

● Foto de perfil u otras fotografías de usted

● ID de cuenta en redes sociales

● Información de eventos adversos sobre usted

● Otra información (como edad, país o los nombres de sus mascotas) cuando está relacionada con usted

● Sus intereses (como temas sobre los que solicita datos o indica algún interés)

Recopilación de Datos personales

Nosotros y nuestros proveedores de servicios recopilamos Datos personales de diversas formas, que incluyen:

A través de los Servicios

− Recopilamos Datos personales a través de los Servicios, por ejemplo, cuando se inscribe para recibir un boletín, registra una cuenta, crea un perfil o realiza una compra.

Offline

− Recopilamos Datos personales de usted offline, por ejemplo:

o cuando realiza un pedido por teléfono, se pone en contacto con Atención al cliente o contacta con nosotros para realizar cualquier otra consulta;

o cuando visita nuestro estand en una feria comercial o visita nuestras instalaciones;

o cuando participa en nuestros programas o actividades o proporciona datos en eventos del sector;

o cuando participa en un sorteo o promoción offline;

o cuando usted o alguien en su nombre informa de un evento adverso en relación con uno de nuestros productos.

De otras fuentes

− Recibimos sus Datos personales de otras fuentes, por ejemplo:

o bases de datos o fuentes disponibles públicamente;

o empresas de datos;

o socios de marketing conjunto;

o terceros que nos informan de eventos adversos en relación con producto.

− Si conecta su cuenta de una red social a cualquier cuenta que ofrezcamos, compartirá con nosotros determinados Datos personales de su cuenta de la red social, como su nombre, dirección de correo electrónico, fotos, lista de contactos de la red social y otros datos que pueden ser (o usted puede hacer) accesibles para nosotros cuando conecta su cuenta de la red social con cualquier cuenta que ofrezcamos.

En muchos casos, necesitamos recopilar Datos personales para proporcionarle los Servicios solicitados. Si no proporciona los Datos personales solicitados, no podremos proporcionar los Servicios. Si nos revela cualquier Dato personal relacionado con otra persona, a nosotros o a nuestros proveedores de servicios en relación con los Servicios, declara que tiene la autoridad para hacerlo y para permitirnos utilizar los Datos personales de acuerdo con esta Política de privacidad.

Uso de datos personales

Nosotros y nuestros proveedores utilizamos Datos personales para fines comerciales legítimos cuando interactuamos con los consumidores, el público, profesionales y nuestros clientes. En caso de ser aplicable, las finalidades serán informadas en el formato de autorización de tratamiento de Datos Personales que diligencie.

Interacción con los consumidores y el público

Utilizamos Datos personales al interactuar con los consumidores y el público para los siguientes fines:

Proporcionar los Servicios y responder a sus solicitudes.

− Para proporcionarle los Servicios, como organizar el acceso a una cuenta que configure con nosotros.

− Para responder a sus consultas y a sus solicitudes, cuando se ponga en contacto con nosotros a través de una de nuestras formas de contacto en línea, por teléfono o de otra forma, por ejemplo, cuando nos envíe preguntas, sugerencias, felicitaciones o reclamaciones.

o En la medida en que elija compartir información personal, por ejemplo, sobre su tipo de piel o salud bucal, utilizaremos dicha información de forma coherente con el aviso que le proporcionemos en ese momento y con su consentimiento.

− Para enviarle información administrativa, como cambios en nuestros términos, condiciones y políticas.

− Para permitirle enviar mensajes a otra persona, a través referencias o funciones de “enviar a un amigo”.

− Para facilitar la funcionalidad de compartir en redes sociales, si elige utilizar dicha funcionalidad.

− Para proporcionarle el servicio de atención al cliente.

Proporcionarle información sobre nuestros productos u otros materiales de marketing.

− Para enviarle correos electrónicos relacionados con marketing, con información sobre nuestros servicios, productos y otras noticias sobre nosotros. El envío de esta información y de contenido promocional contará con una identificación plena del Responsable y de los canales a través de los cuales los titulares pueden ejercer sus derechos (incluyendo el link, correo electrónico, teléfono, o cualquier otro canal para ello). Asimismo, Colgate Palmolive adoptará las medidas para hacer el envío de este contenido promocional en días y horarios adecuados que no afecten horarios habituales de descanso;

Análisis de Datos personales para informes comerciales y proporcionar servicios personalizados.

− Para analizar o predecir sus preferencias con el fin de preparar informes de tendencias combinados sobre cómo se utiliza nuestro contenido digital.

− Para comprenderle mejor, para que podamos personalizar nuestras interacciones con usted y proporcionarle información u ofertas adaptadas a sus intereses.

− Para comprender mejor sus preferencias para que podamos proporcionar contenido a través de nuestros Servicios que creamos será relevante e interesante para usted.

Permitirle participar en sorteos, concursos u otras promociones.

− Podemos darle la oportunidad de participar en un sorteo, concurso u otra promoción.

− Algunas de estas promociones tienen normas adicionales que contienen información sobre cómo utilizaremos y revelaremos sus Datos personales.

Permitirle participar en el programa Colgate Bright Smiles, Bright Futures®.

− Para administrar el programa.

− Para garantizar que las muestras se utilizan de forma adecuada.

Combinar o anonimizar Datos personales.

− Podemos combinar o anonimizar Datos personales para que dejen de considerarse Datos personales. Esto lo hacemos para generar otros datos para nuestro uso, que podamos utilizar y revelar para cualquier fin.

Lograr nuestros fines comerciales.

− Para auditorías, para verificar que nuestros procesos internos funcionan según lo previsto y cumplen con los requisitos legales, normativos o contractuales.

− Para fines de supervisión para evitar el fraude y mantener seguridad, por ejemplo, para detectar y evitar ciberataques o intentos de cometer el robo de identidad.

− Para desarrollar nuevos productos y servicios.

− Para mejorar o modificar nuestros productos y servicios actuales.

− Para gestionar e informar de eventos adversos relacionados con nuestros productos.

− Para identificar tendencias de uso, por ejemplo, comprender qué partes de nuestros Servicios son más interesantes para los usuarios.

− Para determinar la eficacia de nuestras campañas promocionales, para que podamos adaptarlas a las necesidades e intereses de nuestros usuarios.

− Para gestionar y ampliar nuestras actividades comerciales.

Realizamos estas actividades para gestionar nuestra relación con usted, para cumplir una obligación legal, en algunos casos cuando tenemos su consentimiento o porque tenemos un interés comercial legítimo.

Interacción con proveedores

Nosotros recopilamos y utilizamos información con respecto a proveedores. Dicha información incluye:

● Información de contacto, de identificación e información financiera para efectos de crear cada proveedor en el Sistema de compras y pagos.

● Información de naturaleza comercial necesaria para el cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.

● Información de contacto e identificación de los representantes legales, empleados y/o contratistas vinculados a cada uno de los proveedores (por ejemplo, aquellos prestadores de servicios temporales) en el evento en que sea necesario.

Utilizamos Datos personales sobre proveedores para los siguientes fines (además de los fines enumerados en Interacción con los consumidores y el público), que incluyen:

● Enviar comunicaciones y solicitudes de productos y servicios.

● Cumplir las obligaciones tributarias, contractuales y legales.

● Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.

● Consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.

● Crear el perfil de cada proveedor en el Sistema de compras y pagos.

● Evaluar y clasificar proveedores.

● Expedir facturas, completar transacciones, adelantar pagos y cobros de cartera.

● Tomar acciones para proteger derechos propios y de terceros.

● Enviar información y solicitar autorizaciones.

● Transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o revelar Datos Personales a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, aun cuando el país de destino no ofrezca niveles de adecuados de protección.

Interacción con empleados

Nosotros recopilamos y utilizamos información con respecto a empleados. Dicha información incluye:

● Información de identificación y de contacto (e.g., nombre, datos de identificación, domicilio, lugar y fecha de nacimiento, número de teléfono, dirección de residencia física o postal, correo electrónico, nacionalidad, estado civil).

● Información profesional (e,g., profesión y nivel educativo, referencias personales y laborales).

● Antecedentes, en la medida en que esté permitido por la ley.

● Información de cuentas bancarias.

● Información sobre familiares del empleado, incluyendo datos personales de menores de edad (de ser aplicable).

● Datos sensibles (e.g., huellas, videos, fotografías, imágenes, y en general, datos biométricos, e información relacionada con la salud como historias clínicas, incapacidades, y otros documentos relacionados con la salud de los empleados).

Utilizamos Datos personales sobre empleados para los siguientes fines (además de los fines enumerados en Interacción con los consumidores y el público), que incluyen:

● Realizar análisis y verificaciones para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.

● Consultar en listas y en centrales de información de riesgo crediticio para establecer el cumplimiento de obligaciones financieras.

● Obtener antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios.

● Realizar estudios de seguridad.

● Adelantar visitas domiciliarias.

● Realizar evaluaciones psicológicas.

● Realizar exámenes de desempeño.

● Afiliarlo a un sistema de salud, pensión y seguridad social.

● Reportar información a diferentes entidades para adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional.

● Realizar exámenes médicos generales y pruebas psicotécnicas.

● Pagar nómina, parafiscales, pensiones, cesantías y seguridad social.

● Acceder y almacenar su historia clínica

● Expedir certificaciones laborales y certificados de retención.

● Control de ingreso y salida a las oficinas, plantas y demás instalaciones de la compañía.

● Transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o revelar Datos Personales a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, aun cuando el país de destino no ofrezca niveles de adecuados de protección.

Interacción con profesionales (médicos y otros profesionales de la salud)

Además, nosotros y nuestros proveedores de servicios recopilamos y utilizamos información con respecto a profesionales.

Dicha información incluye:

● El idioma de su preferencia.

● Biografía y formación académica del profesional.

● ID y número de cuenta de la tienda web.

● Datos relacionados con sus licencias, especialidades, afiliaciones, publicaciones, credenciales y otros logros.

● Datos relacionados con su uso y compra de nuestros productos, sus interacciones con nosotros y servicios para aquellos a los que proporciona asistencia.

Utilizamos Datos personales sobre profesionales para los siguientes fines (además de los fines enumerados en Interacción con los consumidores y el público), que incluyen:

Cumplir solicitudes relacionadas con nuestros Servicios profesionales.

− Para pagar servicios o reembolsar gastos.

− Para ayudar a planificar viajes relacionados con nuestro negocio o conferencias.

− Para proporcionarle los productos y muestras que haya solicitado.

− Para identificar y relacionarse con profesionales como expertos científicos o líderes profesionales.

− Para hacer cumplir los términos y condiciones contractuales que rigen nuestra relación con los profesionales.

Relaciones con profesionales

− Para interactuar con usted según su experiencia profesional y opinión por medios digitales o de otro tipo.

− Para que participe en programas/grupos de profesionales.

− Para contactar con usted por su experiencia profesional, por ejemplo, en el contexto de encuestas relacionadas con productos o servicios ofrecidos por nosotros o una filial.

− Para colaborar con usted en eventos, publicaciones o reuniones consultivas.

− Para buscar sus opiniones sobre productos y servicios promocionados por nosotros, una filial o un socio comercial para fines de desarrollo y mejora.

 

Permitir a los profesionales participar en programas, eventos o promociones especiales.

− En estos casos, podemos utilizar los Datos personales de profesionales de formas distintas a las enumeradas, como parte de estos programas, actividades, eventos o promociones especiales.

Permitir a los profesionales crear una tienda web.

− Damos a los profesionales la oportunidad de crear una tienda web para ayudarles a proporcionar servicios óptimos a pacientes y un acceso cómodo a nuestros productos.

Lograr nuestros fines comerciales.

− Para cumplir obligaciones de anticorrupción y de transparencia.

− Para realizar un seguimiento, responder a preocupaciones y cumplir nuestras obligaciones de monitorización e informes normativos, incluidos los relacionados con reclamaciones de productos, seguridad de productos/pacientes y comprobaciones de antecedentes.

− Para comprender mejor cómo afectan nuestros productos y servicios a los profesionales y a sus pacientes.

Realizamos estas actividades para gestionar nuestra relación con usted, para cumplir una obligación legal, en algunos casos cuando tenemos su consentimiento, para fines científicos o porque tenemos un interés comercial legítimo.

Interacción con clientes

Utilizamos Datos personales sobre clientes para los siguientes fines (además de los fines enumerados en Interacción con los consumidores y el público), que incluyen:

Proporcionar los Servicios y responder a sus solicitudes.

− Para completar sus transacciones con nosotros.

Lograr nuestros fines comerciales.

− Para cumplir obligaciones de anticorrupción y de transparencia.

− Para realizar un seguimiento, responder a preocupaciones y cumplir nuestras obligaciones de monitorización e informes normativos, incluidos los relacionados con reclamaciones de productos, seguridad de productos/pacientes y comprobaciones de antecedentes.

− Para comprender mejor cómo afectan nuestros productos y servicios a los profesionales y a aquellos a los que prestan asistencia.

Lograr nuestros fines comerciales.

− Para cumplir obligaciones de anticorrupción y de transparencia.

− Para realizar un seguimiento, responder a preocupaciones y cumplir nuestras obligaciones de monitorización e informes normativos, incluidos los relacionados con reclamaciones de productos, seguridad de productos/pacientes y comprobaciones de antecedentes.

− Para comprender mejor cómo afectan nuestros productos y servicios a los profesionales y a aquellos a los que prestan asistencia.

Realizamos estas actividades para gestionar nuestra relación con usted, para cumplir una obligación legal, en algunos casos cuando tenemos su consentimiento o porque tenemos un interés comercial legítimo.

Si usted es cliente (persona natural) de Colgate Palmolive, sus Datos Personales de contacto, de identificación, preferencias de consumo y datos sensibles (de salud) podrán ser utilizados también para:

● Gestión y desarrollo de actividades promocionales, en el evento en que usted sea participante o destinatario de las mismas.

● Desarrollo de actividades promocionales relacionadas con salud oral.

Nota: Sin perjuicio de lo establecido en esta Política, las actividades promocionales se regirán por sus propios términos y condiciones.

Revelación de Datos personales

Revelamos Datos personales:

A nuestras subsidiarias o filiales para los fines descritos en esta Política de privacidad.

− Puede consultar la lista y la ubicación de nuestras subsidiarias o filiales aquí

− La subsidiaria o filial de Colgate-Palmolive que haya recopilado sus Datos personales será responsable de sus Datos personales que se transfieran y utilicen.

A nuestros proveedores de servicios de terceros, para facilitar los servicios que nos proporcionan.

− Estos pueden incluir proveedores de servicios como alojamiento web, análisis de datos, procesamiento de pagos, cumplimiento de pedidos, tecnología de la información y provisión de la infraestructura relacionada, servicio de atención al cliente, entrega de correo electrónico, auditoría y otros servicios.

A terceros, para permitirles enviarle comunicaciones de marketing acordes con sus opciones.

A patrocinadores terceros de sorteos, concursos y promociones similares si así lo ha aceptado.

En relación con proporcionar nuestros Servicios profesionales a otras empresas con las que colaboramos con respecto a productos o servicios concretos.

− Estas pueden incluir nuestros socios de promoción conjunta para productos que desarrollamos o comercializamos conjuntamente.

Al utilizar los Servicios, también puede elegir revelar Datos personales.

− Puede revelar Datos personales en tablones de mensajes, chat, páginas de perfil, blogs y otros servicios en los que puede publicar datos y contenido (incluidas, entre otros, nuestras Páginas de redes sociales). Tenga en cuenta que cualquier Dato personal que publique o revele a través de estos servicios será público y podrá estar disponible para otros usuarios y el público en general.

− También puede revelar Datos personales cuando comparta contenido en redes sociales. Cuando conecta su cuenta de Servicios a su cuenta de una red social, puede compartir datos con sus amigos asociados a su cuenta en la red social, con otros usuarios y con su proveedor de la cuenta de la red social. Al hacerlo, nos autoriza a facilitar este uso compartido de datos y comprende que el uso de datos compartidos estará regido por la política de privacidad del proveedor de la red social.

Otros usos y revelaciones

También utilizamos y revelamos sus Datos personales según sea necesario o adecuado:

Para cumplir con las leyes y regulaciones correspondientes.

Para cooperar con las autoridades públicas y el gobierno.

Para cooperar con las instancias judiciales.

En relación con una venta, reorganización, empresa conjunta u otra transacción comercial, donde tengamos un interés legítimo de revelar o transferir sus Datos personales a un tercero.

Por otros motivos legales, como hacer cumplir nuestros términos y condiciones o proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad, propiedad o los de nuestras subsidiarias o filiales, los suyos o los de otros.

Estos usos y revelaciones de sus datos personales se pueden producir fuera de su país de residencia.

OTROS DATOS

Otros datos” son cualquier dato que no revele su identidad específica o no esté directamente relacionado con una persona identificable:

● Datos del explorador y del dispositivo.

● Datos de uso de aplicaciones.

● Datos recopilados a través de cookies, etiquetas de píxeles y otras tecnologías.

● Datos demográficos y otros datos proporcionados por usted que no revelan su identidad.

● Datos que se han combinado de una forma que ya no revelan su identidad.

Algunos de los considerados Otros datos serán Datos personales para algunos países. Si se nos requiere tratar Otros datos como Datos personales según las leyes correspondientes, los utilizaremos y revelaremos para los fines para los que utilizamos y revelamos los Datos personales, según lo detallado en esta Política de privacidad.

Recopilación de Otros datos

Nosotros y nuestros proveedores de servicios podemos recopilar Otros datos de diversas formas, que incluyen:

A través de su explorador o dispositivo

● Determinados datos se recopilan a través de la mayoría de exploradores o automáticamente a través de su dispositivo, como su dirección de Media Access Control (MAC), tipo de ordenador (Windows o Mac), resolución de pantalla, nombre y versión del sistema operativo, fabricante y modelo del dispositivo, idioma, tipo y versión del explorador de Internet, así como el nombre y la versión de los Servicios (como la Aplicación) que utiliza.

A través de su uso de una Aplicación

● Al descargar y utilizar una Aplicación, nosotros y nuestros proveedores de servicios podemos realizar un seguimiento y recopilar datos de uso de la Aplicación, como la fecha y hora en la que la Aplicación de su dispositivo accede a nuestros servidores y qué datos y archivos se han descargado a la Aplicación según su número de dispositivo.

Mediante cookies

● Las cookies son datos almacenados directamente en el ordenador que utiliza. Las cookies nos permiten recopilar datos como tipo de explorador, tiempo pasado en los Servicios, páginas visitadas, páginas web de referencia y otros datos de tráfico. Para obtener más información sobre las cookies, consulte nuestra Política de cookies.

Actualmente no respondemos a las señales de no seguimiento del explorador. Si no desea que se recopilen datos mediante cookies, la mayoría de exploradores le permiten rechazar automáticamente las cookies o le dan la opción de rechazar o aceptar una cookie (o cookies) concreta(s) de una página web en particular. También puede que desee consultar http://www.allaboutcookies.org. Sin embargo, si no acepta las cookies, puede experimentar algunos inconvenientes en su uso de los Servicios. También, podría no recibir publicidad u otras ofertas nuestras que son relevantes para sus intereses y necesidades.

Mediante etiquetas de píxeles y otras tecnologías similares

● Las etiquetas de píxeles (también denominadas balizas web y GIF transparentes) se pueden utilizar para, entre otras cosas, realizar un seguimiento de las acciones de los usuarios de los Servicios (incluidos destinatarios de correo electrónico), medir el rendimiento de nuestras campañas de marketing y compilar estadísticas sobre el uso de los Servicios y tasas de respuesta.

Analytics

● Utilizamos Google Analytics que utiliza cookies y tecnologías similares para recopilar y analizar datos sobre el uso de los Servicios e informar sobre las actividades y tendencias. Este servicio también puede recopilar datos sobre el uso de otras páginas web, aplicaciones y recursos en línea. Puede obtener más información sobre las prácticas de Google en www.google.com/policies/privacy/partners/ y excluirse de ellas si descarga el complemento para excluirse de Google Analytics para el explorador, disponible en https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Mediante tecnología de Adobe Flash (incluidos objetos locales compartidos de Flash [“Flash LSO”, Flash Local Shared Objects]) y otras tecnologías similares

● Podemos utilizar Flash LSO y otras tecnologías para, entre otras cosas, recopilar y almacenar datos sobre su uso de los Servicios. Si no desea que se almacenen Flash LSO en su ordenador, puede ajustar la configuración de su Flash Player para bloquear el almacenamiento de Flash LSO mediante las herramientas incluidas en el panel Configuración de almacenamiento de sitios web. También puede ir al panel Configuración global de almacenamiento y seguir las instrucciones. Tenga en cuenta que al configurar Flash Player para que restrinja o limite la aceptación de Flash LSO, se puede reducir o impedir la funcionalidad de algunas aplicaciones Flash.

Dirección IP

● Su proveedor de servicios de Internet asigna automáticamente su dirección IP a su ordenador. Una dirección IP se puede identificar y registrar automáticamente en nuestros archivos de registro del servidor siempre que un usuario accede a los Servicios, junto con la hora de la visita y las páginas visitadas. La recopilación de direcciones IP es una práctica estándar y la realizan automáticamente muchas páginas web, aplicaciones y otros servicios. Utilizamos direcciones IP para fines como el cálculo de niveles de uso, el diagnóstico de problemas del servidor y la administración de los Servicios. También podemos obtener su ubicación aproximada de su dirección IP.

Ubicación física

● Podemos recopilar la ubicación física de su dispositivo mediante, por ejemplo, el uso de señales de satélites, torres de telefonía móvil o Wi-Fi. Podemos utilizar la ubicación física de su dispositivo para proporcionarle servicios y contenido personalizados basados en la ubicación. En algunos casos, se le puede permitir aceptar o denegar dichos usos de la ubicación de su dispositivo, pero, si lo hace, es posible que no podamos proporcionarle los servicios y contenido personalizados correspondientes.

Usos y revelaciones de Otros datos

Podemos utilizar y revelar Otros datos para cualquier fin, excepto que la legislación correspondiente nos exija hacerlo de otra forma. En algunos casos, podemos combinar Otros datos con Datos personales. Si lo hacemos, trataremos los datos combinados como Datos personales siempre que estén combinados.

SEGURIDAD

Procuramos utilizar medidas organizativas, técnicas y administrativas razonables para proteger los Datos personales en nuestra organización. Lamentablemente, no se puede garantizar que una transmisión de datos o sistema de almacenamiento sea seguro al 100%. Si tiene algún motivo para creer que su interacción con nosotros ya no es segura, notifíquenoslo de inmediato poniéndose en contacto con Atención al cliente.

OPCIONES Y ACCESO

Sus opciones con respecto a nuestro uso y revelación de sus Datos personales

Le damos opciones con respecto a nuestro uso y revelación de sus Datos personales para fines de marketing. El envío de esta información y de contenido promocional contará con una identificación plena del Responsable y de los canales a través de los cuales los titulares pueden ejercer sus derechos (incluyendo el link, correo electrónico, teléfono, o cualquier otro canal para ello). Asimismo, Colgate Palmolive adoptará las medidas para hacer el envío de este contenido promocional en días y horarios adecuados que no afecten horarios habituales de descanso;

Puede excluirse de:

Recibir nuestras comunicaciones electrónicas: Si ya no desea recibir nuestros correos electrónicos, textos o mensajes SMS relacionados con marketing, puede excluirse si sigue las instrucciones incluidas en cada uno de dichos mensajes o al ponerse en contacto con Atención al cliente.

Recibir comunicaciones de marketing relacionadas con nuestros Servicios profesionales: Si utiliza nuestros Servicios profesionales y ya no desea recibir nuestras comunicaciones de marketing, puede excluirse si se pone en contacto con Atención al cliente. En su solicitud, proporcione su nombre y dirección donde ya no desea que contactemos con usted.

Nuestro uso compartido de Datos personales con subsidiarias o filiales para sus fines de marketing directo: Si prefiere que dejemos de compartir sus Datos personales en lo sucesivo con nuestras subsidiarias o filiales para sus fines de marketing directo, puede excluirse de este uso compartido si se pone en contacto con Atención al cliente.

Nuestro uso compartido de sus Datos personales con terceros no asociados para sus fines de marketing directo: Si prefiere que dejemos de compartir sus Datos personales en lo sucesivo con terceros no asociados para sus fines de marketing directo, puede excluirse de este uso compartido si se pone en contacto con Atención al cliente.

Intentaremos responder a sus solicitudes tan pronto como sea razonablemente posible. Tenga en cuenta que si se excluye de recibir nuestras comunicaciones relacionadas con marketing, podemos seguir enviándole mensajes administrativos importantes, de los que no puede excluirse.

Cómo puede acceder, cambiar o eliminar sus Datos personales

Si desea revisar, corregir, actualizar, suprimir, restringir o eliminar Datos personales que nos haya proporcionado anteriormente, oponerse al tratamiento de sus datos o si desea solicitar recibir una copia electrónica de sus Datos personales para transmitirlos a otra empresa (en la medida en que la ley correspondiente le proporcione este derecho a la portabilidad de datos), puede ponerse en contacto con Atención al cliente. Responderemos a su solicitud de conformidad con la legislación aplicable.

Para su protección, solo podemos ejecutar solicitudes con respecto a los Datos personales asociados con la dirección de correo electrónico concreta que utilice para enviarnos su solicitud y puede que tengamos que verificar su identidad antes de ejecutar su solicitud. Intentaremos responder a su solicitud tan pronto como sea razonablemente posible.

Tenga en cuenta que puede que tengamos que conservar determinados datos para nuestros registros o para completar cualquier transacción que haya iniciado antes de solicitar un cambio o eliminación (p. ej., cuando realiza una compra o participa en una promoción, no puede cambiar ni eliminar los Datos personales proporcionados hasta después de completar dicha compra o promoción), o bien poder atender solicitudes de exclusión.

PERIODO DE CONSERVACIÓN

Conservamos los Datos personales el tiempo que sea necesario o esté permitido en función de los fines para los que se obtuvieron y conforme a la ley y política de la empresa correspondientes.

Los criterios utilizados para determinar nuestros periodos de conservación incluyen:

● el periodo de tiempo durante el que le proporcionamos los Servicios (por ejemplo, mientras tenga una cuenta con nosotros o siga utilizando los Servicios);

● el periodo de tiempo durante el que tengamos una relación activa con usted;

● si hay una obligación legal a la que estemos sujetos (por ejemplo, determinadas leyes nos exigen que mantengamos registros de nuestras transacciones durante un determinado periodo de tiempo antes de poder eliminarlas); y

● si la conservación es recomendable en función de nuestra situación legal (por ejemplo, respecto a estatutos de limitaciones aplicables, litigios, investigaciones gubernamentales o aspectos reglamentarios).

SERVICIOS DE TERCEROS

Esta Política de privacidad no trata, y no somos responsables de, la privacidad, datos u otras prácticas de terceros, incluido cualquier tercero que gestione cualquier página web o servicio al que enlacen los Servicios. La inclusión de un enlace en los Servicios no implica que nosotros, o nuestras subsidiarias y filiales, respaldemos la página o servicio a los que enlazamos.

Además, no somos responsables de la recopilación, uso, revelación de datos, políticas o prácticas de seguridad de otras organizaciones ni de cualquier otro desarrollador de aplicaciones, proveedor de aplicaciones, proveedor de plataformas de redes sociales, proveedor de sistemas operativos, proveedor de servicios inalámbricos o fabricantes de dispositivos; lo que incluye con respecto a cualquier Dato personal que revele a otras organizaciones a través o en relación con las Aplicaciones o nuestras Páginas de redes sociales.

NUESTRA PUBLICIDAD

Utilizamos empresas terceras de publicidad para proporcionar anuncios con respecto a bienes y servicios que pueden ser de su interés cuando accede y utiliza los Servicios y otras páginas web o servicios en línea.

Dichos anuncios se proporcionan según su acceso y uso de nuestros Servicios y otras páginas web o servicios en línea en cualquiera de sus dispositivos, así como según los datos recibidos de terceros. Las empresas de publicidad de terceros posibilitan esto al colocar o reconocer una cookie única en su explorador (lo que incluye mediante el uso de etiquetas de píxeles). También utilizan estas tecnologías, junto con datos que recopilan sobre su uso en línea, para reconocerle entre los dispositivos que utiliza, como un teléfono móvil y un portátil. Si desea más información sobre esta práctica y para obtener más información sobre cómo excluirse en exploradores de escritorio o móviles en el dispositivo concreto mediante el que accede a esta Política de privacidad, visite http://optout.aboutads.info/#/ y http://optout.networkadvertising.org/#/.

MENORES

A menos que se indique lo contrario, los Servicios no están dirigidos a menores, según se defina en la legislación correspondiente. Por ejemplo, en EE.UU., los menores son personas menores de 13 años y en el EEE, respetamos las leyes de los Estados Miembros, y no recopilamos intencionadamente Datos personales de menores. Si nos proporciona Datos personales de menores, declara que tiene la autoridad adecuada para hacerlo y que puede demostrarnos dicha autoridad cuando se le solicite.

JURISDICCIÓN Y TRANSFERENCIA TRANSFRONTERIZA

Sus Datos personales se pueden almacenar y tratar en cualquier país donde tengamos instalaciones o en el que contratemos proveedores de servicios y, al utilizar los Servicios, comprende que sus Datos personales se transferirán a países fuera de su país de residencia, a una empresa que puede tener normas de protección de datos que sean diferentes de las de su país. En determinadas circunstancias, los tribunales, las instancias judiciales, las agencias reguladoras o las autoridades de seguridad de dichos países pueden tener derecho a acceder a sus Datos personales.

La Comisión Europea reconoce que algunos de los países que no forman parte del EEE proporcionan un nivel adecuado de protección de datos de acuerdo con los estándares del EEE (la lista completa de estos países está disponible aquí. Para transferencias desde el EEE a países no considerados adecuados por la Comisión Europea, hemos establecido medidas adecuadas, como cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea, para proteger sus Datos personales. Puede obtener una copia de dichas medidas al hacer clic aquí.

DATOS PERSONALES CONFIDENCIALES

A menos que lo solicitemos específicamente, le pedimos que no nos envíe ni revele ningún Dato personal confidencial (p. ej., números de la seguridad social, datos relacionados con origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o de otro tipo, biometría o características genéticas, antecedentes penales o afiliación a sindicatos) en o a través de los Servicios o de otra forma.

SERVICIO DE PAGO DE TERCEROS

Podemos utilizar un servicio de pago de terceros para procesar pagos realizados a través de los Servicios. Si desea realizar un pago a través de los Servicios, dicho tercero recopilará sus Datos personales y no nosotros, y estos estarán sujetos a la política de privacidad del tercero, en lugar de a esta Política de privacidad. No tenemos ningún control sobre la recopilación, uso y revelación de sus Datos personales por parte de este tercero y no somos responsables de ello.

 

ACTUALIZACIONES DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

La leyenda “ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN” en la parte superior de esta Política de privacidad indica cuándo se revisó por última vez esta Política de privacidad. Cualquier cambio entrará en vigor cuando publiquemos la Política de privacidad revisada en los Servicios. Su uso de los Servicios después de estos cambios significa que acepta la Política de privacidad revisada.

CONTACTO

Haga clic aquí para identificar el encargado responsable de la recopilación, el uso y la revelación de sus Datos personales según esta Política de privacidad.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de privacidad, póngase en contacto con Atención al cliente.

Colgate-Palmolive Company

300 Park Avenue

New York, NY 10022

Estados Unidos de América

En Colombia:

Colgate-Palmolive Compañía

Carrera 1era 40-108

Cali – Colombia

Teléfono (602)4186000

diego_jaramillo@colpal.com

INFORMACIÓN ADICIONAL PARA EL EEE

Puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país o región o donde se haya producido una supuesta infracción de la ley de protección de datos correspondiente. Hay una lista de autoridades de protección de datos disponible en http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

 

TÉRMINOS Y CONDICIONES RESPECTO AL USO DE ESTE SITIO

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Usted reconoce y acepta que usted indemnizará y nos mantendrá ilesos, a nosotros y a nuestras subsidiarias, sucesores, cesionarios, afiliados, concedentes de licencias, y proveedores, y a todas sus respectivas oficinas, directivos, empleados y asesores, de todas las demandas, daños, pérdidas, responsabilidades, juicios, costos y gastos (incluyendo honorarios y costos razonables de abogados) con relación a su uso, mal uso o incapacidad para utilizar este sitio o cualquiera de los Materiales, o a la violación que usted hubiera cometido en contra de este Acuerdo, de cualquier ley, regla o reglamento, o de cualquier derecho de autor de terceras partes; que nos reservamos el derecho de defender exclusivamente y controlar cualquiera de estos asuntos de indemnización; y que usted cooperará completamente con nosotros en cualquiera de dichas defensas.

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Usted reconoce y acepta que si cualquier provisión de este Acuerdo es considerada por cualquier corte u otro tribunal de jurisdicción competente como no ejecutoria, entonces dicha provisión será eliminada o limitada hasta la extensión mínima necesaria de manera que este Acuerdo permanezca en total vigencia y efecto; que este Acuerdo constituye al acuerdo total entre usted y nosotros en relación con el asunto al que se hace referencia en el mismo, y que reemplaza cualquiera y todos los acuerdos o convenios anteriores entre usted y nosotros, ya sea verbales o escritos, con relación a cualquiera de los temas a los que se hace referencia en este Acuerdo; que este Acuerdo no puede ser modificado, ni total ni parcialmente, excepto por nosotros, y de otra manera, se describirá específicamente el alguna parte de este Acuerdo; y que cualquier cosa contenida o proporcionada a través de este sitio que sea inconsistente o que entre en conflicto con los términos de este Acuerdo, será reemplazada por los términos de este Acuerdo.

PROCEDIMIENTO PARA ENTABLAR DEMANDAS POR VIOLACIÓN AL DERECHO DE AUTOR (COPYRIGHT)

Respetamos la propiedad intelectual de los demás, y le pedimos a usted y a todos los usuarios de nuestro sitio, afiliados, concedentes de licencias y proveedores que hagan lo mismo. Si usted considera que su trabajo protegido por derechos de autor ha sido copiado y es accesible en este sitio en alguna forma que constituya una violación a dichos derechos de autor (copyright), puede notificárnoslo proporcionando a nuestro agente de derechos de autor toda la siguiente información:

  1. La firma electrónica o física del propietario del derecho de autor, o de la persona o entidad autorizada para actuar en favor del propietario del derecho de autor.
  2. Una descripción específica del trabajo con derechos de autor que se considera que se está violando.
  3. Una descripción específica de la actividad violatoria que se demanda (incluyendo la dirección de la página Web específica en este sitio).
  4. Una descripción específica en la que exista el original o una copia certificada del trabajo que cuenta con derechos de autor (incluyendo, por ejemplo, una dirección de página Web específica que no se encuentre en este sitio)
  5. Su nombre, dirección, número telefónico y dirección de e-mail.
  6. Un escrito hecho por usted estipulando que usted considera de buena fe que el uso en disputa no está autorizado por el propietario de los derechos de autor, la persona o entidad autorizada para actuar a favor del propietario de los derechos de autor, o por la ley.
  7. Un escrito hecho por usted, hecho bajo gravedad de juramento, estipulando que toda la información anterior es precisa, y que usted es el propietario de los derechos de autor o la persona o entidad autorizada para actuar en favor del propietario de los derechos de autor.

Nuestro agente para notificaciones de demandas sobre violaciones a derechos de autor en este sitio es: Compañía Colgate-Palmolive, Colgate Palmolive Cia, Carrera 1era 40-108, Cali - Colombia.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Contenido

Información General de la Compañía

Colgate Palmolive Compañía (la "Compañía"), NIT 890 300 546-6,,sociedad constituida y existente conforme a las leyes de la República de Colombia y con domicilio en la ciudad de Cali, con su oficina principal en la carrera 1 No. 40-108, número telefónico (2) 418 6000, es una entidad consciente y comprometida con la protección de la privacidad y la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables (los "Datos Personales"), a la cual tiene acceso en el desarrollo de su actividad comercial o como consecuencia del acceso de los usuarios al sitio web de la Compañía. En este sentido, la Compañía recibe, recolecta, utiliza y almacena datos de identificación, de contacto, de preferencias de consumo y de salud oral de personas naturales.

Acorde con la nueva tendencia de ir consolidando un marco jurídico que proteja la intimidad y, especialmente, el derecho al habeas data como un derecho constitucional autónomo e independiente, la Compañía comunica a los usuarios del sitio web y a todos los titulares de Datos Personales, cuáles son sus derechos para autorizar, acceder, consultar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir sus Datos Personales o solicitar la revocación de la autorización dada a la Compañía para llevar a cabo cualquier tipo de Tratamiento.

Esta política de Tratamiento de la información exigida por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Decreto 1377 de 2013, y Decreto 1074 de 2015) (la "Política"), tiene la finalidad de garantizar los derechos de los titulares de Datos Personales, dar a conocer los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos, informar quién es el encargado dentro de la Compañía de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas y cuáles son las finalidades y los Tratamientos a los cuales se someterán los datos personales.

Los Datos Personales que la Compañía pueda llegar a recibir, recolectar, acceder, utilizar y/o transferir incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto de personas naturales, correo electrónico, teléfono y otros datos que se relacionen con el consumo de productos de la Compañía.

Ámbito de aplicación de esta Política

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento de Datos Personales ocurrido en el territorio colombiano por parte de la Compañía, sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la Compañía acuerde en todo o en parte la realización de cualquier actividad relativa o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la Compañía es responsable.

Además, esta Política se aplicará a los terceros con quienes la Compañía eventualmente suscriba contratos de transferencia de Datos Personales, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando traten Datos Personales por cuenta de la Compañía.

La Compañía podrá hacer el tratamiento de los Datos Personales de menores de edad conforme a lo establecido en la Ley (como se define más adelante), caso en que se requerirá la autorización de su representante legal, para el tratamiento de Datos Personales.

Definiciones principales

Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.

  • "Autorización": Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos personales.
  • "Aviso de Privacidad": Es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
  • "Base de Datos": Significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que sea la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
  • "Dato Personal": Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
  • "Dato Sensible": Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • "Encargado": Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta y encargo del Responsable.
  • "Autorizado": Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía que por virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
  • "Habilitación" o estar "Habilitado": Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento.
  • "Ley": Es la Ley 1581, el Decreto 1377, Decreto 1074 de 2015, la jurisprudencia de la Corte Constitucional sobre datos personales que sienta precedentes, y cualquier regulación expedida por el gobierno reglamentando los preceptos legales, que se encuentren vigentes en el momento en que comience el Tratamiento por parte de la Compañía, según dicha Ley sea modificada de tiempo en tiempo y dicha modificación aplique al Tratamiento realizado por la Compañía sobre el Dato Personal.
  • "Política": Es la presente Política de Tratamiento de la Información que responde a lo exigido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Decreto 1377 de 2013, y Decreto 1074 de 2015), los cuales contienen las orientaciones y directrices en relación con la protección de Datos Personales y que incluye, entre otras cosas (i) plena identificación del Responsable (nombre, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono); (ii) el Tratamiento y las finalidades a las cuales están sometidos los Datos Personales; (iii) los derechos de los Titulares; (iv) los procedimientos para consultas, reclamos y quejas y ejercer los derechos que están en cabeza de los Titulares, y (v) la persona o dependencia encargada de atender todas las consultas de los Titulares.
  • "Responsable": Es toda persona destinataria de la Política y sujeta al cumplimiento de la misma por realizar el Tratamiento dentro, en nombre de, en representación de o para la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a todo aquel que sea empleado, director, representante, contratista, agente, diputado, delegado, embajador, accionista, socio, consultor externo, proveedor y cliente de la Compañía.
  • "Titular": Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data, por ser titular de los Datos Personales correspondientes.
  • "Transferencia": Es el Tratamiento que implica la comunicación de Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • "Transmisión": Es la actividad de Tratamiento mediante la cual se comunican Datos Personales, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
  • "Tratamiento": Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

Principios

La Compañía, en el desarrollo de sus actividades comerciales, recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales. En todo Tratamiento realizado por la Compañía, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfieran Datos Personales se dará cumplimiento a los principios establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares. Estos principios son:

  • Libertad: Todo Tratamiento se llevará a cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, la Compañía buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y adelantar el proceso de validación correspondiente, siguiendo lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Decreto 1377 de 2013, y Decreto 1074 de 2015) y las normas concordantes.
  • Veracidad y completitud: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Compañía deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
  • Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser Tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares.
  • Transparencia: Cuando el Titular lo solicite, la Compañía deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de la Compañía encargada de la protección de Datos Personales. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o, al menos, por un medio similar al que utilizó el Titular para solicitar información.
  • Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de la Compañía que cuente con autorización para ello de acuerdo a lo establecido por ésta, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la Compañía para llevar a cabo el Tratamiento.
  • Temporalidad: La Compañía no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular.
  • Acceso restringido: La Compañía no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
  • Confidencialidad: La Compañía debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que éste sea adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado o conocido por personas Autorizadas, no-Autorizadas y Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique Tratamiento, deberá ser consultado con el área legal de la Compañía, para asegurar el cumplimiento de esta regla.
  • Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular y la Compañía haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
  • Individualidad: La Compañía mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado de las Bases de Datos en las que sea Responsables.
  • Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.

Tratamiento y Finalidades

La Compañía, en el desarrollo de sus actividades comerciales, recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. De acuerdo con lo anterior, los Datos Personales Tratados por la Compañía deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Compañía.
  • Cumplir con los procesos internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Entregar información a terceros para evaluación y clasificación de proveedores.
  • Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
  • Prestar sus servicios, de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes y/o proveedores de la Compañía.
  • Realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
  • El proceso de archivo, de actualización de sistemas, de protección y de custodia de información y bases de datos de la Compañía.
  • Procesos al interior de la Compañía con fines de desarrollo, operación y/o de administración de sistemas.
  • Enviar información y ofertas comerciales
  • Enviar archivos con información de datos médicos cuando así lo exijan los procedimientos internos de la empresa.
  • Elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, de preferencias de consumo, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados por la Compañía.
  • La transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos.
  • Mantener y procesar, por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente, con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  • La administración del recurso humano de la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a la vinculación laboral a la Compañía, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal que labora en la Compañía y el pago de nómina, cuando ello aplique.
  • Prestar los servicios de la Compañía de acuerdo con las necesidades particulares de sus clientes, con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  • Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
  • Complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los clientes de la Compañía y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
  • La segmentación de clientes e intermediarios con el fin de hacerlos partícipes de los diferentes programas de capacitación, de beneficios y demás valores agregados de la Compañía.
  • Realizar eventos, capacitaciones, seminarios y talleres en temas relacionados con productos y servicios que ofrece la Compañía.
  • Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Compañía, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
  • Realizar estudios para evaluar el lanzamiento de productos al mercado.
  • Realizar programas de salud oral y mediciones al respecto.
  • Verificar información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante la Compañía o terceros.
  • Procesos al interior de la Compañía, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • La administración del recurso humano de la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a la evaluación de los candidatos interesados en ser funcionarios de la Compañía, la vinculación laboral a la Compañía, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal que labora en la Compañía y el pago de nómina, cuando ello aplique.
  • Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como a las políticas de la Compañía.
  • Cumplir con los procesos internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • El proceso de archivo, de actualización de los sistemas y de protección y custodia de información y de bases de datos de la Compañía.
  • Información recabada para realizar promociones ó actividades comerciales, tanto en el punto de venta ó por medios digitales
  • Asignar claves a los intermediarios para la recepción de documentos remitidos por la Compañía.
  • Adelantar campañas de actualización de datos.
  • El envío de las modificaciones a las Políticas, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.

Derechos de los Titulares de los Datos Personales

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Compañía o los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377.
  • Presentar solicitudes ante la Compañía o el Encargado respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
  • Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de la Compañía, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con la Compañía, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales o revocar su Autorización para el Tratamiento de los mismos. Si no hay un deber legal o contractual y la Compañía no ha suprimido los Datos Personales del Titular de sus Bases de Datos o no ha revocado la autorización de quien está legitimado para revocarla dentro del término legal para ello, el Titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que exija la revocación de la autorización y/o la supresión de los Datos Personales.
  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

Datos Sensibles

La Compañía no tratará Datos Sensibles, a menos que el Titular otorgue su consentimiento libre, expreso, informado y previo para autorizar el Tratamiento de los Datos Personales. Este consentimiento es facultativo. Las actividades comerciales y de mercadeo de la Compañía no se condicionarán a la obtención de los Datos Sensibles, a menos que haya un deber legal de suministrar ese tipo de datos. A pesar de lo anterior, la Compañía cuenta con programas de salud oral mediante los cuales se recolectarán Datos Sensibles, siempre y cuando se cuente con el consentimiento de los Titulares para ello.

De ser el caso, los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

Área de Protección de Datos Personales

La Compañía ha dispuesto un área encargada de la atención a consumidores y clientes denominada de atención al consumidor. Ésta área es responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con Datos Personales. El área cuenta con 4 miembros, quienes de manera específica tramitarán las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

  • Atender y recibir todas las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de sus Datos Personales; solicitudes de conocimiento de sus Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales, solicitudes de revocatoria de la autorización cuando de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Decreto 1377 de 2013, y Decreto 1074 de 2015) proceda esa revocatoria; solicitudes de información sobre el Tratamiento y finalidades dados a sus Datos Personales, y solicitudes de obtener la prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
  • Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
  • Los datos de contacto del área de atención al cliente y consumidores son:

    Dirección: Carrera 1 No. 40-108
    Dirección electrónica: diego_jaramillo@colpal.com
    Teléfono: 01-8000-520-800
    Cargo de la persona de contacto:Gerente del Área de Atención a clientes y Consumidores

Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares
Consultas

La Compañía dispone de diversos mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Compañía. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, como trámites electrónicos a través del correo electrónico de diego_jaramillo@colpal.com o través de las llamadas telefónicas que se realicen a los call centers encargados de recepcionar las peticiones, quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, la Compañía guardará prueba de la consulta y su respuesta.

Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:

La identidad del Titular del Dato Personal o su representante. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso.
La Autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento del Dato Personal del Titular, por parte de la Compañía..

Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, el responsable de atenderla recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de la Compañía.

El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando éste último tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, su representante y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Compañía. Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.

La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Compañía.

Reclamos

La Compañía dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen RECLAMOS respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Compañía que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Compañía. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, la Compañía deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.

El RECLAMO deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o sus representantes, así:

  • Deberá dirigirse a DIEGO JARAMILLO por vía electrónica a la dirección de correo diego_jaramillo@colpal.com, por vía física a la siguiente dirección: Cra 1 No. 40-108 o por vía telefónica a la línea (2) 418-6311.
  • Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
  • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
  • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

 

Antes de proceder, el Responsable de atender el reclamo verificará:

  • La identidad del Titular del Dato Personal o su representante. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso.
  • La Autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento, por parte de la Compañía, del Dato Personal del Titular.
  • Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Compañía requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Compañía no es competente para resolverlo, dará traslado al Área de Protección de Datos – y al departamento Legal dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
  • Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Compañía donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Para consultar gráficamente nuestros procedimientos y términos para responder a las consultas y reclamos, consultar el Anexo 1.

Vigencia

Esta Política empezará a regir a partir de su publicación. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de la Compañía, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la Base de Datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los Datos Personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento.

ANEXO 1

La Compañía utilizará los siguientes mecanismos y tiempos para responder a toda consulta y reclamo que presenten los Titulares o legitimados para ejercer los derechos al habeas data.

 

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Algunas veces solicitamos o aceptamos propuestas o presentaciones de los niños, algunas de las cuales pueden exhibirse en nuestros sitios. Dichas propuestas o presentaciones pueden hacerse sólo fuera de línea. Si un niño o su padre desea que coloquemos una foto o cualquier otra información personalmente identificable, requerimos del permiso y el formato de liberación firmados por el padre. Cuando un niño nos entrega una presentación o propuesta fuera de línea, por ejemplo por correo normal, podemos elegir si retenemos toda la información que nos envió. A menos que recibamos un formato firmado con el permiso de los padres, examinamos todas las propuestas que se reciben fuera de línea antes de exhibirlas, y retiramos toda la información personal que puedan contener.

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